2. Характеристика документообороту підприємства

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.
Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Основними етапами докментообороту на підприємстві є:

1.     Складання первинних документів;

2.     Облікова обробка та реєстрація документів;

3.     передача документів на зберігання до архіву.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41[1], документи поіменовані в розд. 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

---

[1] Перелік правил зберігання документів Головного архівного управління при Кабінеті  Міністрів України, наказ від 20 липня 1998 р. № 41 [Електронний ресурc] – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/v0009359-12